Wersja 1.1 z dnia 5 maja 2026 r. (zastępuje wersję z 4 czerwca 2025 r.)
Niniejsza Polityka określa zasady przetwarzania danych osobowych osób korzystających z serwisu internetowego prowadzonego pod adresem inteliq.pl (dalej: „Serwis"), kandydatów uczestniczących w procesach rekrutacyjnych prowadzonych przez Inteliq Group sp. z o.o., klientów korzystających z usług Administratora, jak również innych osób, których dane mogą być przetwarzane w ramach prowadzonej działalności. Polityka została przygotowana w wykonaniu obowiązku informacyjnego, o którym mowa w art. 13 i 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. (dalej: „RODO" lub „rozporządzenie"). W zakresie nieuregulowanym w Polityce stosuje się przepisy RODO oraz ustawy z 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych.
Administratorem danych osobowych jest Inteliq Group spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie, ul. Dembego 10/181, 02‑796 Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, KRS 0000969100, NIP 9512540135, REGON 522014999 (dalej: „Administrator").
Biuro operacyjne Administratora mieści się w Warszawie przy ul. Marszałkowskiej 89, 00‑693 Warszawa.
Korespondencję kierowaną do Administratora w sprawach objętych Polityką przyjmuje się pod adresami: office@inteliq.pl (sprawy ogólne) oraz iod@inteliq.pl (sprawy ochrony danych osobowych).
Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, działając na podstawie art. 37 ust. 1 lit. c RODO, z uwagi na to, że główna działalność Administratora polega na przetwarzaniu na dużą skalę szczególnych kategorii danych osobowych w rozumieniu art. 9 ust. 1 RODO (dane mogące ujawniać się w dokumentach aplikacyjnych kandydatów). Z Inspektorem można kontaktować się we wszystkich sprawach związanych z przetwarzaniem danych oraz korzystaniem z praw przysługujących na podstawie RODO. Adres kontaktowy: iod@inteliq.pl.
Zakres danych pozostaje uzależniony od roli, w jakiej dana osoba korzysta z Serwisu lub wchodzi w relację z Administratorem.
W odniesieniu do Kandydatów (osób przesyłających życiorys za pośrednictwem formularza Serwisu, biorących udział w procesach rekrutacyjnych prowadzonych bezpośrednio lub w ramach umów executive search) przetwarzaniu podlegają w szczególności: imię i nazwisko, adres poczty elektronicznej, numer telefonu, miejscowość, dane zawarte w przesłanym życiorysie (historia zatrudnienia, wykształcenie, kompetencje), informacje o oczekiwaniach finansowych i preferowanej formie współpracy, gotowości do pracy zdalnej lub relokacji, jak również odnośniki do publicznie dostępnych profili zawodowych (jeżeli zostały podane), notatki Administratora sporządzone w toku rozmów kwalifikacyjnych oraz wyniki testów kompetencyjnych.
W odniesieniu do Klientów (przedsiębiorców kierujących do Administratora zapytania ofertowe lub korzystających z usług rekrutacyjnych, doradczych, employer branding) przetwarzaniu podlegają dane firmy (oznaczenie, numer NIP, adres siedziby) oraz dane reprezentanta lub osoby upoważnionej do prowadzenia kontaktów (imię, nazwisko, adres służbowy poczty elektronicznej, numer telefonu, stanowisko), a także treść korespondencji handlowej i dokumentacji wymienianej w toku współpracy.
W odniesieniu do Użytkowników odwiedzających Serwis przetwarzanie obejmuje dane diagnostyczne, w szczególności adres IP, identyfikator sesji oraz informacje o przeglądarce, jak również, po wyrażeniu zgody, dane gromadzone przez Google Analytics 4 (identyfikator klienta, zachowania nawigacyjne); szczegóły dotyczące plików cookies pozostają uregulowane w odrębnej Polityce cookies.
W odniesieniu do uczestników wydarzeń organizowanych przez Administratora (konferencje, szkolenia, webinary) przetwarzaniu podlegają imię i nazwisko, adres poczty elektronicznej, oznaczenie organizacji oraz dane techniczne związane z udziałem w wydarzeniu.
Administrator nie wzywa Kandydatów do podawania danych szczególnej kategorii, tj. ujawniających pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe, przynależność do związków zawodowych, danych genetycznych, biometrycznych, dotyczących zdrowia ani orientacji seksualnej. Umieszczanie takich informacji w dokumentach aplikacyjnych nie jest wymagane i nie jest pożądane. Jeżeli mimo to dane takie znajdą się w treści życiorysu lub innym dokumencie przekazanym przez Kandydata, Administrator usuwa je bez zbędnej zwłoki, chyba że Kandydat odrębnym, wyraźnym oświadczeniem wyrazi zgodę na ich przetwarzanie w celu rekrutacyjnym (art. 9 ust. 2 lit. a RODO). Zgoda taka pozostaje swobodnie odwoływalna.
Administrator przetwarza dane osobowe pozyskane:
W każdym przypadku pozyskania danych z innego źródła niż osoba, której dane dotyczą, Administrator wykonuje obowiązek informacyjny z art. 14 RODO niezwłocznie, nie później niż w terminie miesiąca od pozyskania danych.
| Cel przetwarzania | Podstawa prawna | Okres przechowywania |
|---|---|---|
| Realizacja procesu rekrutacyjnego na rzecz wskazanego pracodawcy (klienta) | art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. f RODO; art. 221 § 1 Kodeksu pracy | przez czas trwania rekrutacji, a po jej zakończeniu nie dłużej niż przez 6 miesięcy |
| Włączenie Kandydata do bazy talentów Administratora i kierowanie do Kandydata informacji o przyszłych ofertach | art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda) | nie dłużej niż 24 miesiące od ostatniej aktywności Kandydata; okres może być przedłużony na podstawie odnowionej zgody |
| Świadczenie usług rekrutacyjnych, doradczych, employer branding na rzecz Klientów | art. 6 ust. 1 lit. b RODO (umowa) | przez okres obowiązywania umowy oraz po jej zakończeniu, przez okres właściwy dla dochodzenia roszczeń wynikających z umowy |
| Prowadzenie korespondencji handlowej i odpowiadanie na zapytania kierowane przez Serwis | art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes Administratora w obsłudze relacji handlowych) | nie dłużej niż 24 miesiące od ostatniej aktywności w korespondencji, z zastrzeżeniem dłuższych okresów wynikających z zawartej umowy |
| Marketing własnych usług, w tym wysyłka informacji handlowych pocztą elektroniczną | art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda) w zw. z art. 10 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną i art. 172 Prawa telekomunikacyjnego | do czasu cofnięcia zgody |
| Pomiar ruchu i analityka korzystania z Serwisu (Google Analytics 4) | art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda Użytkownika udzielona w bannerze cookies) | zgodnie z ustawieniami Google Analytics 4: do 14 miesięcy |
| Zapewnienie bezpieczeństwa Serwisu, przeciwdziałanie nadużyciom oraz ochrona przed bezprawnymi działaniami osób trzecich | art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes Administratora) | logi techniczne nie dłużej niż 12 miesięcy |
| Wykonanie obowiązków księgowych, podatkowych i archiwizacyjnych | art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z art. 74 ust. 2 ustawy o rachunkowości | 5 lat licząc od początku roku następującego po roku obrotowym |
| Ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń | art. 6 ust. 1 lit. f RODO | do upływu okresu przedawnienia roszczeń |
Administrator pozostaje gotowy do wykazania spełnienia warunków przetwarzania zgodnie z zasadą rozliczalności wyrażoną w art. 5 ust. 2 RODO.
Dane osobowe mogą być powierzane podmiotom przetwarzającym je na rzecz Administratora, w szczególności:
Dane Kandydatów są ponadto udostępniane Klientom Administratora (pracodawcom), na rzecz których prowadzone są procesy rekrutacyjne; udostępnianie odbywa się w zakresie niezbędnym dla realizacji procesu rekrutacyjnego oraz w sposób uzgodniony z Kandydatem.
Administrator nie wykorzystuje w Serwisie pikseli reklamowych typu Meta Pixel, LinkedIn Insight Tag ani innych narzędzi reklamy programmatic.
Organy państwowe, w tym sądy i organy ścigania, otrzymują dane wyłącznie w zakresie wynikającym z przepisów prawa.
Z każdym podmiotem przetwarzającym dane na rzecz Administratora zawierane są umowy odpowiadające wymogom art. 28 RODO.
Część dostawców, o których mowa w sekcji 6, ma siedziby w państwach trzecich. Przekazywanie danych do takich państw odbywa się przy zastosowaniu Standardowych Klauzul Umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską (art. 46 ust. 2 lit. c RODO), a w odniesieniu do podmiotów uczestniczących w programie EU‑US Data Privacy Framework także na podstawie decyzji o adekwatności. W szczególności:
Na żądanie osoby, której dane dotyczą, Administrator udostępnia kopię stosowanych zabezpieczeń.
Administrator nie podejmuje wobec osób, których dane dotyczą, decyzji opierających się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu danych, w tym profilowaniu, w sposób wywołujący skutki prawne lub istotnie wpływający na te osoby w rozumieniu art. 22 ust. 1 RODO. Decyzje o zaproszeniu Kandydata do dalszego etapu rekrutacji oraz o jego zatrudnieniu pozostają każdorazowo decyzjami osób fizycznych po stronie Klienta lub konsultanta Administratora.
W procesach rekrutacyjnych typu executive search Administrator może korzystać z narzędzi wspomagających identyfikację kandydatów (m.in. wyszukiwanie po słowach kluczowych w publicznych profilach zawodowych); wynik takiego wyszukiwania stanowi wyłącznie wsparcie dla konsultanta i nie zastępuje merytorycznej oceny kandydatury.
Osobie, której dane dotyczą, w zakresie wynikającym z RODO przysługuje:
Realizacja powyższych uprawnień następuje na żądanie skierowane na adres iod@inteliq.pl lub korespondencyjnie na adres siedziby Administratora. Odpowiedź zostaje udzielona w terminie miesiąca od otrzymania żądania, z zastrzeżeniem możliwości przedłużenia tego terminu o dalsze dwa miesiące w przypadkach, o których mowa w art. 12 ust. 3 RODO.
Niezależnie od uprawnień wskazanych w sekcji 9, osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00‑193 Warszawa, uodo.gov.pl), jeżeli uzna, że przetwarzanie jej danych narusza przepisy o ochronie danych osobowych.
W odniesieniu do bezpieczeństwa danych Administrator wdrożył środki techniczne i organizacyjne odpowiadające ryzyku, o którym mowa w art. 32 RODO, w szczególności: szyfrowanie połączeń przy użyciu protokołu TLS w aktualnej wersji, szyfrowanie plików aplikacyjnych przechowywanych w spoczynku, kontrolę dostępu opartą na rolach, regularne tworzenie i testowanie kopii zapasowych, jak również ograniczenie liczby zapytań kierowanych do publicznych formularzy. Środki te są okresowo weryfikowane i dostosowywane do zmieniającego się ryzyka.
Administrator stosuje politykę haseł silnych, ograniczenie czasu sesji oraz uwierzytelnianie wieloskładnikowe w odniesieniu do kont z podwyższonymi uprawnieniami.
W razie stwierdzenia naruszenia ochrony danych osobowych Administrator postępuje zgodnie z art. 33 i 34 RODO. Naruszenia mogące skutkować ryzykiem dla praw lub wolności osób fizycznych są zgłaszane Prezesowi Urzędu Ochrony Danych Osobowych nie później niż w terminie 72 godzin od ich stwierdzenia. Jeżeli naruszenie może powodować wysokie ryzyko dla praw lub wolności osób fizycznych, Administrator zawiadamia także osoby, których dane dotyczą, w sposób umożliwiający niezwłoczne podjęcie działań zaradczych. Administrator prowadzi wewnętrzny rejestr naruszeń.
Zasady wykorzystywania plików cookies oraz innych technologii podobnych do cookies opisuje odrębny dokument: Polityka cookies. W szczególności Polityka cookies opisuje wykorzystanie usługi Google Analytics 4 oraz mechanizmu zgody (Google Consent Mode v2) wprowadzonego w Serwisie z dniem 5 maja 2026 r.
Serwis nie jest skierowany do osób, które nie ukończyły 16 lat. Administrator nie przetwarza świadomie danych osobowych dzieci. W razie stwierdzenia, że dane dziecka zostały przesłane bez zgody przedstawiciela ustawowego, Administrator usuwa je bez zbędnej zwłoki.
Polityka może podlegać zmianom, w szczególności w razie zmiany przepisów prawa, zakresu świadczonych usług lub stosowanych narzędzi. O istotnej zmianie Polityki Administrator informuje osoby, których dane dotyczą, z wyprzedzeniem nie krótszym niż 14 dni, w drodze poczty elektronicznej (w odniesieniu do osób utrzymujących z Administratorem aktywną relację) lub komunikatu widocznego w Serwisie. Aktualna wersja Polityki pozostaje stale dostępna pod adresem https://inteliq.pl/privacy-policy.html.